Tietosuojaseloste

Luonnontieteellisen museon tietosuojaseloste

Tämä tietosuojailmoitus sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 mukaiset tiedot rekisteröidyille henkilöille.

  1. Rekisterinpitäjä 

Rekisterinpitäjänä toimii:

Turun yliopisto, Luonnontieteellinen museo

20014 TURUN YLIOPISTO

  1. Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on seuraava. Luonnontieteellisen museon kokoelmat sisältävät Turun yliopiston ja Åbo Akademin luonnontieteelliset kokoelmat. Luonnontieteellinen museo toimii osana kansainvälistä luonnontieteellisten kokoelmien verkostoa, jonka tarkoituksena on tallentaa materiaalia nykyistä ja tulevaa tutkimusta varten sekä tarjota tutkijoille tutkimusmateriaalia kansainvälisen ja kotimaisen lainaustoiminnan kautta. Aineistot ovat eläin-, sieni-, kasvi- ym. eliönäytteitä tai havaintoja keruutietoineen. Aineistot ovat julkisia sekä selattavissa internetissä eri biodiversiteettidataportaalien kautta.

Henkilötietojen käsittely perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen yleisen edun nimissä (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6 kohta 1 e), sekä aineistojen luovuttamiseen kokoelmien käyttöehtojen mukaisesti tutkimus-, opetus-, ja museotoimintaan.

  1. Yhteystiedot

Luonnontieteellisen museon yhteystiedot ovat seuraavat:

  • Eläinmuseo: elainmuseo@utu.fi
  • Kasvimuseo: kasvimuseo@utu.fi
  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot ovat seuraavat: dpo@utu.fi.

  1. Henkilötietoryhmät

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • Kokoelmaan luovutettujen aineistojen keruutiedot.Tiedot vaihtelevat tapauskohtaisesti ja tyypillisesti sisältävät aineistojen kerääjän nimen, keruutapahtuman ajankohdan sekä paikkatiedon. Tietojen käsittely on tarpeen tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia varten.
  • Kokoelmien arkistoinnin mahdollistavat ja aineistojen tieteelliseen käyttöön liittyvät henkilötiedot.
  • Luonnontieteellisten kokoelmien arkistoinnin yhteydessä syntyvät lokitiedot.
  • Kokoelma-aineistoihin pääsyn tai luovuttamisen mahdollistavat tiedot. Näitä ovat esimerkiksi nimi, aineiston käyttötarkoitus, sähköposti, puhelinnumero ja mahdollisesti osoite.
  1. Henkilötietojen alkuperä

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot säilytetään toistaiseksi, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamisen mukaisesti.

  1. Henkilötietojen luovutus

Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja seuraavien perusteiden mukaisesti:

  • Asianosaisen pyynnöstä JulkL 11§:n mukaisesti.
  • Tieto itseä koskevasta asiakirjasta JulkL 12§:n mukaisesti.
  • Kokoelmien käyttöehtojen mukaisesti tutkimus-, opetus ja museokäyttöön ja tapauskohtaisesti harkinnanvaraisesti muihin tarkoituksiin.
  • Kokoelmien käyttöehtojen mukaisesti koti- ja ulkomaisiin internetin kautta toimiviin biodiversiteettidataportaaleihin.
  1. Henkilötietojen vastaanottajat/vastaanottajaryhmät 

Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja seuraaville vastaanottajille/vastaanottajaryhmille.

  • Aineistojen keruutapahtumiin liittyviä tietoja, kuten kerääjän nimi ja keruutapahtuman aika ja paikka, ovat julkisesti näkyvissä internetissä toimivissa biodiversiteettidataportaaleissa.
  • Museoiden välisen vaihto- ja lainaustoiminnan kautta tapahtuvan kokoelmanäytteiden luovutuksen yhteydessä näytteeseen sisältyvät henkilötiedot siirtyvät näytteen mukana
  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet.

  • Oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, yhteystiedot tämän tietosuojailmoituksen kohdassa 4.
  1. Muut informoitavat tiedot
  • Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: http://www.utu.fi/en/unit/university-services/it- services/information_security/Pages/Data-Security-Description.aspx
  • Rekisterinpitäjä ei suorita rekisterissä olevien henkilötietojen perusteella profilointeja.